Để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động, trong tương lai, những công việc đề cao tính thích ứng, tôn trọng sự tự do của nhân viên sẽ không còn trở nên quá xa lạ. Thực tế đã chứng minh, theo khảo sát của PwC, 68% nhân công hiện nay đều đang kì vọng những phúc lợi như giờ công linh hoạt, hay làm việc từ xa sẽ được phổ biến rộng rãi hơn.

Sự biến chuyển này sẽ không chỉ dần thay đổi môi trường, văn hóa làm việc của doanh nghiệp, mà còn kèm với đó là cả văn phòng vật lý và cơ sở vật chất. Một không gian có tính ứng dụng cao, thoải mái, phù hợp với những nhân viên chủ yếu làm việc từ xa sẽ trở nên phổ biến hơn, nếu không muốn nói là sẽ hoàn toàn thay thế những mô hình văn phòng truyền thống.

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 5 “tiêu chuẩn” thiết kế và xây dựng văn phòng, được đặt ra để thích ứng với sự dịch chuyển trong hình thức làm việc của nhân viên trong tương lai.

1. Khu vực làm việc cố định sẽ không phổ biến nữa

Khái niệm “ô làm việc” hẳn không quá xa lạ với chúng ta ngày nay khi mà tất cả mọi người đều có một góc nhỏ làm việc biệt lập tách biệt với bên ngoài. Hình ảnh hàng trăm con người ngồi cùng một hướng, có chung một kiểu bàn, cùng một màu sắc nhưng lại gần như không có sự giao tiếp với nhau, chẳng khác nào những cỗ máy vô tri đang bị vắt kiệt chất xám.

Tuy nhiên, rất nhanh thôi, hình ảnh này sẽ phải nói lời tạm biệt trong tương lai. Khi nhiều nhân viên văn phòng bắt đầu làm việc toàn thời gian tại nhà hoặc chỉ đi làm vào một số ngày nhất định trong tuần, việc xây dựng những khu vực làm việc cá nhân cứng nhắc sẽ trở nên thừa thãi và gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.

Thay vào đó, không gian làm việc sẻ được thiết kế theo mô típ mở để thuận tiện cho việc di chuyển, cũng như thúc đẩy khả năng công tác giữa đồng nghiệp trong công ty. Với mô hình này, nhân viên làm việc từ xa có thể thoải mái lựa chọn vị trí làm việc phù hợp với yêu cầu công việc, tự do hoạt động theo phong cách của cá nhân. Ngoài ra, tổ chức cũng hưởng lợi từ việc này, khi tiết kiệm được không gian sinh hoạt và tài nguyên doanh nghiệp. 

2. Không gian làm việc được tùy biến theo nhu cầu của nhân viên

Tuy lực lượng lao động thế hệ Y (Millennials) (những người mong mỏi được làm việc từ xa nhất) đang chiếm số lượng đông đảo trong nhiều tổ chức, nhưng sự hiện diện của các nhân công thế hệ X cũng không thể vì đó mà bị lãng quên. Bởi vậy, nhiệm vụ của doanh nghiệp là cần phải tạo ra một không gian nơi cả hai nhóm làm việc này có thể cùng hoạt động và cộng tác với nhau.

Nếu nhiều người ở thế hệ trước đã quen với cách làm việc cổ điển, với khu vực cá nhân độc lập, thì những người trẻ lại có xu hướng đề cao sự thoải mái và tính thường nhật tại nơi công sở. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang thiết kế lại nơi làm việc, cung cấp cả 2 sự lựa chọn cho nhân viên: bàn ghế truyền thống với không gian làm việc biệt lập, hòa trộn với những khu vực khu phức hợp hoạt động cộng tác với chỗ ngồi là những chiếc ghế sofa hay túi hơi êm ái.

Ngoài ra, nhiều tổ chức cũng đang tích hợp những yếu tố thiết kế hướng tới việc chăm sóc sức khỏe tinh thần và thể trạng cho nhân viên. Các khu vực trồng cây xanh dần được đưa vào văn phòng để tạo ra bầu không khí trong lành, kèm với đó là các phòng tập chức năng như thiền hay yoga, giúp nhân viên giải tỏa sau những giờ làm việc căng thẳng. Sáng kiến ​​này, kết hợp với phong cách thiết kế nơi làm việc kiểu mới, đang tạo ra những thay đổi mạnh mẽ cho tính hữu dụng và mặt thẩm mỹ của văn phòng hiện đại.

3. Phòng họp sẽ giảm xuống về kích thước, tăng lên về số lượng

Các phòng họp quá khổ với sức chứa từ hàng chục, đến hàng trăm người cũng sẽ trở nên thừa thãi và lãng phí trong thời đại mà con người sẽ làm việc từ xa nhiều hơn. Thay vào đó, kích thước lý tưởng của những căn phòng này trong kỷ nguyên hiện đại đã giảm xuống đáng kể, chỉ có sức chứa từ 4 đến 6 người, tối đa. 

Trong môi trường kiểu mẫu mới, nhiều nhân viên chỉ đến văn phòng khi cần thảo luận trực tiếp với đồng nghiệp, hay gặp mặt và thương thuyết với khách hàng. Quy mô những cuộc họp này thường không lớn, nhưng tính thất thường của chúng đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn có địa điểm trống để nhân viên có thể luân chuyển ra vào nhanh chóng khi cần. 

Ngoài ra, việc xây dựng phòng họp với kích thước nhỏ gọn cũng sẽ giúp tăng hiệu quả của buổi thảo luận. Càng nhiều người tham gia, lượng thông tin cần trao đổi cũng sẽ càng tăng lên. Kéo theo đó, thời gian cuộc họp sẽ dài ra và chất lượng sẽ giảm xuống. Vậy nên, để mỗi cuộc họp và thảo luận diễn ra năng suất, số lượng người tham dự phải được tối giản hóa triệt để.

4. Công nghệ được sử dụng để thu hẹp khoảng cách nhân viên

Khi các doanh nghiệp ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa, tại nhà hoặc thậm chí ở các quốc gia khác, việc tích hợp các yếu tố công nghệ phù hợp để kết nối các cá nhân lại với nhau là điều vô cùng quan trọng.

Một trong những xu hướng trong các doanh nghiệp hiện nay là sử dụng các phần mềm SaaS để giải quyết bài toán trên. Về mặt định nghĩa, SaaS là một dạng chuyển giao phần mềm cho phép người dùng truy cập ứng dụng từ xa thông qua kết nối Internet. Người dùng chỉ cần trả một khoản phí để “thuê” dịch vụ phần mềm từ nhà cung cấp, hoặc được dùng miễn phí một số tính năng cơ bản, mà không cần phải đầu tư vào server hay chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như khắc phục sự cố hay bảo trì hệ thống.

Theo đuổi triết lý “Mọi lúc, mọi nơi, trên tất cả mọi thiết bị”, các phần mềm SaaS được thiết kế để người dùng truy cập có thể vào ứng dụng trong mọi tình huống. Nhờ đó, việc trao đổi, cộng tác và tiếp cận thông tin trên các phần mềm này sẽ dễ dàng hơn, theo thời gian thực, giúp công việc được đảm bảo về mặt chất lượng.

Hiện tại ở Việt Nam, nổi bất nhất và đi tiên phong trong các phần mềm cộng tác, quản lý công việc là Base Wework. Ngoài việc là phương tiện giao tiếp và trao đổi linh hoạt, giúp thúc đẩy văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp, Wework còn là công cụ giúp minh bạch hóa các vấn đề vốn đang tiềm ẩn nhiều rắc rối như kế hoạch, kết quả làm việc hay đánh giá năng suất nhân viên. 

5. Diện tích văn phòng trở nên nhỏ gọn, thân thiện với môi trường

Nhiều nhân viên làm việc từ xa hơn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm ngân sách, và cùng với đó bảo vệ môi trường. Văn phòng sẽ được xây dựng (hoặc thuê) với diện tích sử dụng nhỏ hơn, chi phí sử dụng năng lượng như điện, nước cũng từ đó giảm xuống. Thêm vào đó, việc cắt giảm được công đoạn di chuyển đến công ty của nhân viên cũng sẽ là một điểm cộng vô cùng lớn của văn phòng kiểu mới, khi các phương tiện giao thông đang là nguyên nhân số 1 gây ra tình trạng ô nhiễm không khí.

 Tất nhiên, những sự thay đổi tích cực này không thể diễn ra trong sớm chiều, nhưng những lợi ích mà các tổ chức và nhân công nhận được (và cả cho đi) chắc chắn sẽ nảy nở khi các doanh nghiệp sử dụng nguồn lực lượng lao động từ xa nhiều hơn.