3 nguyên tắc xây dựng bộ máy làm việc trong doanh nghiệp tương lai

1. Xây dựng đội nhóm làm việc với quy mô nhỏ

Trong tương lai, bất chấp việc quy mô doanh nghiệp có to lớn đến đâu, thì đội nhóm cũng sẽ phải được xây dựng theo mô hình nhỏ, ít nhân sự, linh hoạt trong phân bổ và di chuyển.

Jeff Bezos, nhà sáng lập và CEO của tập đoàn thương mại điện tử khổng lồ Amazon thậm chí còn đưa ra lý thuyết “two-pizza rule” dựa trên nhân định này. Theo ông, nếu một nhóm làm việc có nhiều hơn số người để “xử lý” vừa vặn 2 chiếc pizza (mỗi chiếc thường đc cắt thành 6 miếng, vậy 2 chiếc tương đương với 12 người) thì nó đang dư thừa nhân sự.

Vậy đâu là lý do khiến đội nhóm trong tương lai nên được xây dựng dưới quy mô nhỏ?

Thứ nhất, đội nhóm làm việc dưới quy mô nhỏ sẽ có năng suất hoạt động tốt hơn so với quy mô lớn. Theo phương diện tâm lý học, nhận định này có thể được giải thích thông qua lý thuyết về đặc tính lười biếng xã hội (Social Loafing), mô tả về xu hướng một cá nhân tỏ ra làm việc kém hiệu quả hơn mỗi khi nhóm của họ tăng thêm thành viên.

Lý thuyết này đã được chứng minh là chính xác sau vô số những bài kiểm tra thực nghiệm. Ba giáo sư từ đại học UCLA, Penn State và Chapel Hill tại Mỹ đã yêu cầu nhiều nhóm sinh viên lắp ráp lại một bộ mô hình lego giống nhau. Những nhóm sinh viên này được chia thành hai size: 2 người và 4 người. Và kết quả, trung bình những nhóm 2 người hoàn thiện bộ lego trong 36 phút, trong khi đó, những nhóm 4 người lại mất tận 56 phút để lắp ráp.

 

Thêm vào đó, việc xây dựng đội nhóm ở quy mô nhỏ còn đem lại nhiều tác động tích cực khác trên diện doanh nghiệp. Khảo sát của Gallup với tên gọi “State of the American Workplace”(Hiện trạng của các doanh nghiệp Mỹ) cũng chỉ ra rằng, những công ty với quy mô nhỏ có tỷ lệ nhân viên gắn kết hơn hẳn phần còn lại: 44% so với con số 30% ở các công ty lớn.

Cuối cùng, với khả năng linh hoạt và nhanh chóng chia sẻ thông tin, làm việc trong diện nhỏ gọn, các đội nhóm nhỏ sẽ giúp các nhà quản lý dễ thở hơn trong việc truyền tải những giá trị, thông điệp hay nhiệm vụ tới nhân viên cấp dưới.

2. Làm việc hoàn toàn trên nền tảng SaaS (Software as a Service)

Trong tương lai, một doanh nghiệp muốn đảm bảo sự thành công đều cần phải nhanh chóng thích ứng và triển khai công nghệ vào bộ máy, đội nhóm hoạt động. Thật khó có thể tưởng tượng được, trong vài năm tới, những công ty làm việc theo kiểu truyền thống sẽ làm cách nào để có thể đương đầu với những tập thể mạnh mẽ, đã chuyển đổi số thành công.  

Tuy nhiên, cũng cần phải nhấn mạnh rằng, không phải hình thức ứng dụng công nghệ nào cũng có chỗ đứng trong bối cảnh tương lai. Các phần mềm truyền thống SaaP(Software as a Product) luôn khiến doanh nghiệp tiêu tốn công sức để cài đặt, bỏ ra chi phí lớn để bảo trì và chịu rủi ro cao khi có trục trặc đã không còn là lựa chọn tối ưu nữa.

Trên thực tế, để hỗ trợ lực lượng nhân viên trong tương lai, doanh nghiệp cần xây dựng những đội nhóm làm việc trên nền tảng tích hợp những phần mềm SaaS(Software as a Service). Về mặt định nghĩa, SaaS là một dạng chuyển giao phần mềm cho phép người dùng truy cập ứng dụng từ xa thông qua kết nối Internet. Người dùng chỉ cần trả một khoản phí để “thuê” dịch vụ phần mềm từ nhà cung cấp, hoặc được dùng miễn phí một số tính năng cơ bản, mà không cần phải đầu tư vào server hay chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như khắc phục sự cố hay bảo trì hệ thống.

Dưới đây là những ưu thế vượt trội của các ứng dụng chạy trên nền tảng đám mây so với những phần mềm truyền thống:

• Thời gian triển khai và nâng cấp nhanh hơn: Thời gian để triển khai một phần mềm SaaS trong một doanh nghiệp thường chỉ mất 5-7 ngày (so với thời gian 6 tháng hoặc lâu hơn để lắp đặt hoàn chỉnh một hệ thống on-premise). Người dùng sau khi được cấp tài khoản có thể login và sử dụng được ứng dụng ngay. Khi cần cập nhật hay mở rộng hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần mua thêm tài khoản, sử dụng thêm hoặc bớt các ứng dụng để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng lên của doanh nghiệp, mà không hề ảnh hưởng tới các bộ phận khác.

• Giảm chi phí: Vào năm 2013, Rackspace qua khảo sát từ 1.300 công ty ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, đã chỉ ra rằng nền tảng công nghệ đám mây đang giúp tiết kiệm 88% chi phí sử dụng và gia tăng 56% lợi nhuận cho người dùng. Điều này tương đối dễ hiểu, khi chi phí mua phần cứng, lưu trữ, bảo trì và bảo mật thông tin hầu hết được giảm thiểu tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn khi sử dụng các phần mềm SaaS.

• Dễ dàng truy cập, cải thiện khả năng cộng tác: Theo đuổi triết lý “Mọi lúc, mọi nơi, trên tất cả mọi thiết bị”, các phần mềm SaaS được thiết kế để người dùng truy cập có thể vào ứng dụng trong mọi tình huống. Nhờ đó, việc trao đổi, cộng tác và tiếp cận thông tin trên các phần mềm này sẽ dễ dàng hơn, theo thời gian thực, giúp công việc được đảm bảo về mặt chất lượng.

Với những ưu điểm đó, không ngạc nhiên khi SaaS ngày càng thể hiện vị thế áp đảo trên thị trường và thu hút sự tham gia của nhiều ông lớn trong ngành như: Microsoft Azure, Amazon Web Services, Google Cloud, Adobe Creative Cloud, ... Theo Blissfully, tính đến cuối năm 2017, trung bình một doanh nghiệp sẽ sử dụng 18 sản phẩm SaaS và đầu tư cho SaaS khoảng 136.000 USD mỗi năm. Lợi nhuận ước tính trong ngành này sẽ đạt ngưỡng 73 tỷ USD vào năm 2020.

3. Làm “phẳng” cấu trúc quản trị

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức với cấu trúc phân cấp bậc cổ điển, mặc cho việc chúng đã cũ kĩ (ra đời cách đây 160 năm trước) và không còn thể hiện được sự hiệu quả.

Với cấu trúc này, quyền truy cập thông tin, ra quyết định và đưa ra mệnh lệnh đều nằm trong tay những nhà quản lý cấp cao. Nhân viên cấp thấp hơn có nhiệm vụ làm nghe theo chỉ đạo của người nắm quyền ngay liền trước và báo cáo kết quả công việc, giống như mối quan hệ bất biến trong chuỗi thức ăn của tự nhiên.

Điều này gây ra sự khó dễ nhất định cho nhân viên khi hoạt động, khiến họ thui chột dần phương hướng phát triển, kèm theo đó là đánh mất đi tính quyết đoán trong công việc.

Đó là lý do tại sao trong tương lai, bộ máy, các đội nhóm làm việc trong doanh nghiệp sẽ được xây dựng theo cấu trúc phẳng hơn. Trong mô hình này, các cấp quản lý trung gian sẽ được tinh giản một cách triệt để giảm tải tối đa rào cản giữa lãnh đạo với nhân viên.

Nhân viên làm việc trong tổ chức phẳng sẽ được tiếp cận với nhiều thông tin hơn, đồng thời được tham gia vào quá trình ra quyết định, đóng vai trò như một cố vấn viên, được trực tiếp trao đổi ý tưởng với những lãnh đạo cấp cao nhất.

Hiện nay, bạn có thể thấy cơ chế này phổ biến hơn trong một tổ chức vừa và nhỏ. Nhưng dần dần, xu hướng áp dụng mô hình tổ chức "phẳng" cũng đang thâm nhập vào một số công ty lớn nhất trên thế giới. Elon Musk, CEO của Tesla, đã nói với các nhân viên về chính sách truyền thông ở công ty này như sau:

“Bất kỳ ai ở Tesla cũng có thể và nên gửi email/nói chuyện với người khác về những gì họ nghĩ, và đó là cách nhanh nhất để giải quyết một vấn đề nhằm mục đích có lợi cho toàn thể công ty.”

Tại Zappos, CEO Tony Hsieh đã đẩy hình thức này lên một mức độ cao hơn, và áp dụng các nguyên tắc phi lãnh đạo (tức mô hình quản trị không cần nhà lãnh đạo. Theo đó, nhân viên sẽ không chịu sự chỉ đạo về cách làm việc từ chủ doanh nghiệp, mà sẽ tự quyết định cần phải làm gì để công việc đạt hiệu quả tốt nhất).

Tại sao cơ chế vận hành này lại hấp dẫn đến vậy?

Khi nỗ lực phản ứng nhanh với các thử thách và cơ hội mới, các tổ chức phẳng hơn sẽ rút ngắn được hệ thống cấp bậc, nhờ đó làm tăng khả năng giao tiếp giữa các nhân viên và ban quản trị.

Giảm bớt các cấp bậc trong tổ chức cũng làm tăng tốc độ ra quyết định và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Một nghiên cứu thực hiện với 300 nhà quản lý từ khắp nơi trên thế giới còn cho thấy số lượng cấp bậc càng nhiều thì thời gian đưa sản phẩm và dịch vụ mới đến khách hàng càng lâu.

Ngoài các mối quan hệ trong văn phòng, các tổ chức phẳng còn năng động hơn và tốn ít chi phí hơn để vận hành. Những lợi ích này cũng tương tự như những gì mà các tổ chức đạt được nhờ thuê ngoài, vì đều không phải đầu tư vào các nguồn lực.

Hãy hành động ngay hôm nay

Vì nếu vẫn duy trì hoạt động của những bộ máy đội nhóm cũ kĩ, doanh nghiệp của bạn sẽ không chỉ đánh mất đi rất nhiều lợi thế cạnh tranh, mà còn có thể lao đao giữa tâm điểm của cơn bão tương lai. Hi vọng với 3 nguyên tắc trên, bạn sẽ có động lực để dần xây dựng và cải thiện hoạt động trong doanh nghiệp của mình.

Bài liên quan